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掌新协同办公OA系统

一、系统概述... 3
1.1 、研发理念... 3
1.2 、系统作用... 3
1.3 、设计原则... 4
1.4 、应用价值... 4
二、 技术与功能架构... 5
三、 系统功能描述... 6
3.1、公文管理... 6
3.2、档案管理... 8
3.3、流程管理... 10
3.4、流程表单... 11
3.5、信息管理... 11
3.6、通讯管理... 13
3.7、任务管理... 14
3.8、行政管理... 16
3.9、客户管理... 17
3.10、人力资源管理... 18
3.11、移动办公管理... 20
3.12、报表管理... 20
3.13、系统设置管理... 21
四、 系统优势... 22
4.1、界面风格定义: 22
4.2、基于JAVA-J2EE-SOA-MVC插件式整合平台... 23
4.4、灵活的工作流程引擎... 23
4.5、强大的自定义表单... 23
4.10、外部组件标准集成接口... 23
五、 系统安全... 23
7.2、 网络安全... 24
7.2.1、网络防病毒... 24
7.2.2、VPN虚拟专用网... 24
5.3 系统安全... 24
7.3.1、权限管理体系... 24
7.3.2、数据备份容错... 25
7.3.4、日志管理... 25
六、 技术服务和售后服务... 25
9.1、“五心”服务精神... 25
9.2、八项服务承诺... 26
9.3、六大服务内容... 26
9.3.1、定制服务... 26
9.3.2、升级服务... 26
9.3.3、二次开发服务... 26
9.3.4、咨询服务... 26
9.3.5、跟踪服务... 27
9.3.6、更高层次的合作... 27

一、系统概述

1.1 、研发理念

秉承“灵活易用,随需应变”的理念,掌新协同办公OA系统完美融合人员、目标、资源、过程管理,在给用户带来先进办公方式的同时,也将给组织导入先进的管理理念,促成组织管理和业务管理的全面升级,工作更有效,管理更科学,执行力和竞争力更高。
掌新协同办公OA系统采用SOA/MVC架构模式开发,具有平台性、开放性、集成性、智能性的特点,是真正的协同办公平台,允许用户自由配置各种业务模块,整合数据,生成报表,构建统一的信息化中心平台,实现随需应变的管理。

1.2 、系统作用

组织的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用,对它们之间的关系进行协调,最大限度的发挥所有资源的作用,并用系统的观点,在整个系统价值最大化的基础上来发挥各个资源的作用,使资源的运作产生协同效用,因此可通过协同办公系统打造组织的核心竞争力。掌新协同办公OA系统的主要作用为:
1、建立内部的通信平台。
2、建立信息发布的平台。
3、文档管理的自动化。
4、工作流程的自动化。
5、行政日常事务处理。
6、决策支持的科学化。
7、安全机制的可靠性。
本系统利用先进的计算机信息技术,实现组织管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变,实现整个组织的协同办公,将最大限度地提高办公效率和办公质量,降低管理和办公成本,改善办公环境和条件,提高办公管理和决策的自动化和科学化水平。
本系统充分结合实际和发展需要,着重实现组织信息的流通、收集、处理、分析以及科学决策。它全面贯通组织内部经脉,通过对各办公要素的网络整合,实现了工作流、信息流和知识流的整合管理与应用。
本系统旨在加速组织信息化进程,充分利用计算机和现代通讯手段面向组织服务,建立组织内部信息交流的快速通道,以共享信息资源,强化部门业务管理,加强各业务部门之间的交流,实现组织信息的快速上传下达,促进协同办公,提高办公效率,为各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。
通过使用本系统,将建立整个组织内高效的群体运行机制,在提高个人办公效率的同时提高组织整体的办公效率,使组织分享信息、统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大、变慢,保持持续的效率和活力。迅速成长为一个国内领先,国际知名的现代化企业,一个具有相当竞争力的优秀企业,一个备受信赖与尊敬的卓越企业。

1.3 、设计原则  

掌新协同办公OA系统为用户体现了完美的系统性能,它以应用为核心,以实用、易用、好用三大主线为出发点,充分考虑用户的实际需要、投资能力和使用习惯,全面兼顾技术、应用与发展的和谐统一。既注重实效,满足用户的现实需要,又为系统的后续升级和扩展留有余地,大大提升了各项指标和整体性能:
1.      实用性原则:满足用户现实需要,解决实际问题,做细核心功能,兼顾辅助功能,实现快捷、可靠地部署和使用,并节省投资。
2.      易用性原则:各项功能一目了然,满足用户的使用习惯,易使用、易维护、易升级,实现“傻瓜相机”式的操作,将实施、培训成本和周期降到最低。
3.      先进性原则:采用先进的技术架构,结构化程度高,扩展性、升级性好,符合未来发展趋势,可以以掌新协同办公OA为平台构建企业的综合性信息处理中心。
4.      稳定性原则:系统从底层数据库到功能层经过严格测试,数据库稳定,功能顺畅,能在不同的硬件环境中长期平稳运行。
5.      安全性原则:系统能有效防止外部各种病毒的攻击,内部数据具有多种备份方式,通过权限控制,具有严格、细致的访问控制,保证内部数据安全。

1.4 、应用价值

1.      支持BPM流程再造
无论是中型企业还是大型企业,都需要依据一些企业流程运作,这些企业流程的再造、建立、优化与管理,都需要IT系统的管理,它们构成协同运营管理平台的基础。协同运营管理平台的作用在于:针对确定的任务和环境下,快速有效地组合和应用企业流程,达成该项任务的目标完成,系统流程的复制,可以有效避免人员操作和干预的风险。
2.      支持集团化分级管理
对于多法人、多组织的集团公司,可以根据分公司业务设定门户,促使集团公司总部的管理模式扁平化、开放化;对于非集团性公司,根据不同的业务结构设置信息门户,实现真正的信息共享管理和组织协同,管理趋向集约化,精确化和规范化。
3.      支持移动客户端应用体验
随着经济全球化竞争越来越激烈,市场环境瞬息万变,要求企业能够快速响应市场的变化,加上3G等移动技术标准在中国的推广和应用,企业移动办公的需求应运而生。掌新系统办公OA系统与移动技术、安全技术相结合,支持多种移动客户端,远程审批,将移动办公特性添加到企业运营管理中,很好地实现企业对信息变化的快速响应。
4.      成熟的方法论降低企业实施风险
经过上百家客户的实施和服务实践的积累,形成掌新自己的实施方法论。掌新通过三大利器化解实施风险:首先,根据最佳业务实践和行业知识的预配置方案,建立基本的应用环境;其次,实施顾问帮助客户梳理管理流程,提出进一步的实施方案;最后根据用户主导、项目团队和掌新支持的三级支持体系,确保实施成功。

二、 技术与功能架构

掌新协同办公OA系统采用了开放的技术架构,使之形成一个有强劲生命力的协同办公平台,可以即时、动态的响应企业办公和业务管理的变化。
在这个系统平台中,底层结构、中间件、应用模块、界面是独立封装和相对独立的,具有极高的灵活性、开放性、拓展性和稳定性。用户可以任意的更换、升级其中任何一个部分,而不影响整个系统的正常使用。这就像一个可以热插拔的USB接口一样,用户可以自由的定义自己的个性化应用系统。


三、系统功能描述

3.1、公文管理

公文处理模块能够满足办公过程中的收文登记、拟办、批示、阅办、分发、传阅、归档、查询等操作;发文的拟稿、流转、审批、签发、套红、归档、印发等操作;还支持各种企业内部请示处理功能,并提供流程监控、跟踪、催办和查询;支持审批过程寻呼和短信通知;支持word、excel、wps等多种格式的公文,保留修改痕迹;支持电子印章和领导手写批注;支持拟稿纸和阅办单的手写意见打印;提供电子公文交换传输接口。

3.2、档案管理

 文档管理模块遵循国家档案法、组卷标准、目录规范等标准,审批结束后的公文可归档到指定档案室。档案管理支持档案管理员对已归档文件进行统一管理,生成归档目录、案卷目录和卷内目录等,方便其他用户对档案进行检索、借阅,并可通过接口导入导出。

3.3、流程管理

提供在线流程设计器,提供图形化流程模板定制功能。提供多节点、多路由定义,提供智能路由判断、工作流批注、执行、并行、串行、串并混行、表单自动生成、跟踪回溯、自动提醒、等功能。可根据已定制流程模板类型选择模板,创建新的流程。

3.4、流程表单

流程表单模块提供向导式、模板化的表单设计过程和图形化拖拉式的流程设计工具,可以编辑任意形式的信息表单,这些表单将组成工作流的基本要素。工作流管理提供多样化电子表单的定义功能。可对组成工作流信息表单的基本元素“字段”进行定义,包括字段名称、表现形式、字段类型和文本长度等。方便企业快速扩展新的业务功能和模块,适应企业业务的灵活多变性。

3.5、信息管理

信息发布模块支持企业根据实际情况定制企业需要发布的信息,比如新闻,通知等等,通过与门户相结合,推送给相关的员工查阅;通过与 “内部论坛”有效结合,每个员工都可以对热点新闻直接进行讨论,增加员工参与讨论企业事务的主动性,并能迅速收集反馈意见,合理利用可塑造好的企业文化。

3.6、通讯管理

信息交流模块提供网络寻呼(即时通讯)、内部论坛、电子邮件、网络博客、在线调查等多种信息交流工具,提供了畅通的信息沟通交流平台,满足不同的客户在不同的场合的需求,企业还可以通过这个平台快速查询历史沟通记录

3.7、任务管理

任务管理模块方便员工从多个维度管理个人相关的事务和工作,有条不紊地安排自己的各项事务工作,大大提高个人办公效率。功能包括工作日志、工作计划、任务管理、日程安排、通讯录、便签等。

3.8、行政管理

行政管理模块帮助企业行政管理人员有效管理各种行政资源,涉及日常用品登记领用管理、资产生命周期管理、车辆使用过程跟踪管理、会议申请与会议室管理、期刊图书的入库与借阅/归还过程的管理。

3.9、客户管理

客户关系模块以客户为中心,以任务(销售跟踪任务、客户服务任务、客户回访任务)为目标,以协同技术为手段,通过对销售人员的工作进行合理安排、对员工工作行为的监督和分析、对客户跟踪情况的分析和把握,有效提高销售人员工作效率,实现企业客户资源的最优化配置,在有效提升客户应用价值的同时,为企业创造最大的价值和利润。

3.10、人力资源管理

人力资源模块实现企业人力资源的简单管理,包括用人申请与招聘、员工劳动合同管理、员工档案管理、日常考勤、员工差旅报销/日常报销、薪酬福利管理和员工培训等人力资源管理的多个方面内容。

3.11、移动办公管理

随着经济全球化竞争越来越激烈,市场环境瞬息万变,要求企业能够快速响应市场的变化,加上3G等移动技术标准在中国的推广和应用,企业移动办公的需求应运而生。掌新将J.Office OA平台与移动技术、安全技术相结合,支持多种移动客户端,远程审批,将移动办公特性添加到企业运营管理中,很好地实现企业对信息变化的快速响应。

3.12、报表管理

可以通过报表设计器定义报表模板来制作各类报表,报表模板定义时,如Excel一样,可以定义各种样式,通过自定义SQL或向导生成SQL,生成数据源模板。通过报表设计器,可以生成各类复杂的报表。在报表设计器中设计完成后的报表模板,上传到OA系统报表管理模块中,访问者就可以查看相关的报表的内容,报表的内容会根据定义好的SQL条件进行实时获取数据。可以根据要求,自动生成日报表,周报表,月报表,自动发送到相关人员的OA文档中,达到报表自动到桌面的理想的应用境界。报表中心可以设定相应的权限,权限可以设定到部门,指定人员,人员组。

3.13、系统设置管理

系统管理提供了大量易用且功能强大的管理工具,系统提供了多种模板供管理员根据企业需求进行选择,满足系统管理的灵活设置、操作简单、方便易用的要求,减轻了系统管理员的工作负担。

四、系统优势

4.1、界面风格定义:

掌新协同办公OA系统中可以设定多种界面风格供选择,多种界面风格的选择可以满足不同人的不同风格的界面爱好。
目前其他的一些OA系统也能够提供多种界面选择,但是这类系统往往是不同风格都是仅限于文字及背景颜色的变化,没有考虑到随着界面颜色风格变化后,相应的图片及布局也需要发生变化。所以,当选用其他非默认风格后,整个界面的颜色及整体布局很不统一,如文字和背景采用红色系的,而图片都是蓝色的。因此,这种多风格实际上没有实用的意义。
而在掌新协同办公系统OA中,随着风格的切换,所有的图片及画面整体样式也随之发生变化。因此,每一套风络都是自成一个体系,每一种风格对用户都有实用的价值。

4.2、基于JAVA-J2EE-SOA-MVC插件式整合平台

掌新协同办公OA系统采用了最流行的SOA/MVC架构模式,采用了大量先进的诸如EXT3、Ajax 、Spring 2.5、Struts2.0.14、Spring Security 2.0、Spring AOP、Hibernate 3.3 GA、JBPM4.4、JasperReport 、JAVAMail等web2.0的技术以及大部分流行的开源成熟的技术,组成功能强大的开发平台,并且容易升级扩展,充分考虑了系统的柔性和开放性。因此,可以保证开发系统的质量,同样可以应付不断变化的业务需求。
整个平台基于SOA模式的“基础平台”+“业务插件”的集成理念;具有科学的系统框架、体系的层次划分、合理的模块粒度和规范的软件接口,为各个业务插件的调整和扩展奠定关键基础。面支持WebService,跨平台、扩展无极限。

4.4、灵活的工作流程引擎

符合WFMC标准,支持图形化的流程定义方式,支持灵活的流程绑定表单方式,可以满足不同企业流程的需要,同时提供流程效率的监控分析统计功能。

4.5、强大的自定义表单

表单设计向导帮助用户快速设计符合实际应用的表单,并提供查询和统计功能。支持流程与表单自由绑定,支持流程节点控制表单字段权限,支持任意表单字段做流程分支判断条件,支持表单随意打印。

4.10、外部组件标准集成接口

可集成多种第三方的工具组件,如视频会议、手写批注、短信平台、电子签章、CA安全认证、E-pass身份认证卡等。